מאת: אור ממי – Or Memi
בעידן העסקים המתקדם, ארגונים רבים נתקלים באתגר לשרוד ולצמוח בסביבה דינמית ומשתנה.
ניהול עסקים הוא אופרציה מורכבת, שבה ניתן לזהות גורמים רבים לשיפור ולייעול תהליכים.
ניהול תהליכים הינו המפתח לצמצום עלויות, הגדלת רווחים והגדלת האפקטיביות האופרטיבית.
הפער בין החברות המוצלחות לאלו שאינן יציבות, מחייב שינוי באופן שבו אנו מבצעים את הפעילות העסקית התהליכית.
נכונות להתקדם ולשדרג את תהליכי העבודה הפנימיים היא מפתח להצלחה.
שיפור וייעול תהליכים אינם רק תיאום של פעולות, אלא פיתרון אסטרטגי לקידום הפער בין עסקים מתקדמים לאלו שעדיין לא הבינו את חשיבותו. באמצעות הגדרת תהליכים מתקדמת ותהליך לייעול מתמיד, ישנה אפשרות להגיע לביצועים מושלמים יותר, להפחית את העלויות ולהגביר את יעילות הפעולה.
גישה ארגונית שבה מתבצעת חשיבה ובקרה על האופרציה והתהליכים העסקיים, מאפשרת למנהלים להבין ולשפר את זרימת העבודה ולזהות תקלות וטעויות בזמן אמת.
שימוש בתהליכים יצירתיים וחדשניים כגון: הקמת תהליכים מסירה סדורים, שימוש בכלים ומערכות אוטומטיות, ביצוע אופטימיזציה ושדרוג הניהול, הם צעדים יסודיים להצלחה ארגונית מתמידה.
כל אלו יאפשרו ניהול יעיל המוביל לשיפור ביצועי העסק פנים ארגונית, יפחיתו את זמן התגובה ללקוח, יעלו את מדד השירות ואת שביעות רצון העובדים והלקוחות מהתוצאות.
מה נשיג באמצעות שיפור וייעול תהליכים בארגון?
- הגדלת אפקטיביות- תהליכי עבודה ותהליכי מסירה משופרים יכולים להבטיח הגדלת האפקטיביות באופן משמעותי. כאשר יש שליטה בשלבי התהליך, המשאבים ניתנים לניהול באופן אופטימלי, וכתוצאה מכך, העבודה מושלמת בקצב מהיר יותר.
- צמצום עלויות- שיפור וייעול תהליכים מספקים גם את היתרון האקונומי. באמצעות זרימות העבודה והכלים בצורה מיטבית, ניתן לצמצם עלויות בכל שלב החל מחלוקה ושימוש במשאבים ועד להפקת המוצר או השירות.
- אוטומציה לתהליכים עסקיים- העברת פעולות אוטומטיות לתהליכים עסקיים משמשת כמפתח לשיפור ניהול פרויקטים ותהליכי עסק. זרמים אוטומטיים מפקיעים על יכולת התקשורת והמענה המהיר, ומובילים להגדלת האפקטיביות.
על מנת להבטיח שיפור וייעול תהליכי, יש תלות בגורמי מפתח בארגון להצלחה:
- תרבות ארגונית: יכולת השיפור והייעול תלויה לחלוטין בתרכובת התרבותית של הארגון. ארגונים המעודדים את החשיבה היצירתית, את הפתיחות לשינוי ואת ניהול התהליכים בצורה אסטרטגית, יהיו יותר מוצלחים במימוש של שיפורים.
- הנהגת הארגון: הדרג הניהולי בארגון תורם באופן ישיר ליכולת השיפור. אם הנהגת הארגון מזהה ומעריכה את חשיבת היצירה, מעוררת את התשומת לב לשיפור ולייעול ומאפשרת לעובדיה להציע ולבקר, הסיכוי להצלחה יגדל.
- שיתוף פעולה ותקשורת פנימית: כיצד המידע והרעיונות משותפים בארגון? תהליכי תקשורת יעילים ושיתוף המידע יכולים להקל על הבנה משותפת בארגון, על החלטות משותפות, על אינטגרציה בין המחלקות השונות ועל עיקביות וסנכרון בין התהליכים השונים והכך באופן ישיר על מימוש של שיפורים.
- השקעה בטכנולוגיה: מערכת לניהול עסק, שמתמקדת בשיפור וייעול תהליכים, היא חיונית לכל ארגון. השקעה במערכת מתקדמת ומתקדמת היא השלב הבא לחידוש והפקת תועלות רבות. שימוש בטכנולוגיה מתקדמת ובכלים מתקדמים, יאפשר ביצועים מהירים יותר, הקטנת טעיות אנוש ושמירת מידע במקום אחיד ומונגש לדרגים השונים.
- שמירה על יצירתיות וחדשנות: שימוש בפתרונות יצירתיים וחדשניים יאפשרו גישה חדשה במענה לאתגרים וניהול גמיש ופתוח לרעיונות. כמו כן, שילוב של העובדים ברעיונות לשיפור יאפשר לשדרג את דרכי החשיבה בארגון וליישם שיפורים בתהליכים הקיימים, שהרי הם מאיישים תפקידים שממשים את התהליכים ועל כן מבינים את הצרכים לעומק.
- השקעה בהכשרת הצוות: עובדים המכירים ברעיון של שיפור יוכלו לספק השקעה בהכשרה ובפיתוח מיומנויות יצירתיות שיכולה להוביל לשיפור מתמיד. שמירה על פיתוח העובד תנגיש פתיחות לרעיונות חדשים ולמתודולוגיות חדשות.
- מערך מדידה וקביעת מטרות: כדי לשפר תהליך, על הארגון להכיר את הנקודות החשובות לשיפור ולהגדיר מדדים למעקב ביצועים ותוצאות. יכולת להכיר, למדוד ולהגדיר מטרות מדויקות יכולה לעזור לקדם יעילות ושיפור.
- התמקדות בלקוח ומתן שירות מעולה: שיפור וייעול תהליכים יכולים להתרחש גם דרך הפוקוס על הלקוח. הבנה טובה של צרכי הלקוח ומתן שירות מעולה יכולים להוביל לשיפור תהליכים ולהגדיל את תוצאות העסק.
שימוש במתודולוגיות עבודה הוא חלק בלתי נפרד מהתכנון האסטרטגי, חזון החברה וערכיה.
ניתן לעשות שימוש במתודולוגיות עבודה חדשניות לשיפור הביצועים ולייעול תהליכים בארגון, לדוגמא:
- שש סיגמא– SIX SIGMA: מתודולוגיה מוכחת לשיפור תהליכים ומצוינות תפעולית, כאשר המטרה הינה שיפור האיכות ושיפור שביעות רצון הלקוח לטווח הארוך. מתמקדים בשיפור תהליכים, שיפור שירותים ושיפור מוצרים באמצעות הפחתת השונות.
- קאיזן- Kaizen: גישה יפנית המתבססת על תהליך ביצוע שיפור מתמיד אשר מטרתו ליעל את תהליכי העבודה ובמקביל לשפר את רווחת העובד הן הפיסית והן המנטלית. תהליך התכנון בשיטה זו מבוסס על יציאה מקיבעון מחשבתי ומציאת פתרון פורץ דרך ויישומו המהיר. השיפור אינו חד פעמי אלא תהליך מתמשך ונהפך להיות חלק מתרבות הניהול.
- ייצור רזה- Lean Manufacturing: מתודולוגיה ניהולית אשר מתמקדת ושמה את כובד משקלה על הקטנת מקומם של הגורמים המיותרים והמעכבים בתהליך העבודה על ידי צמצום הזמן המושקע במשימות שאינן בעלות ערך מוסף, צמצום גורמים לאיכות ירודה וסיבוכים. שיטה זו מתבססת על גישה ניהולית שמטרתה להבטיח שהעובדים יעבדו בתנאים הטובים ביותר. ניהול מאפשר הגדלת האיכות, הקטנת זמן הייצור, והקטנת ההוצאות.
- ניהול איכות כולל- TQM: מתודולוגיה המתמקדת בהצלחת תהליכים על ידי שדרוג והטמעה של מערכת איכות ממוקדת ורחבה ומתבססת על אסטרטגיית ניהול, שמטרתה הטמעת מודעות לאיכות בכל התהליכים הארגוניים, על-מנת לספק את כל הדרישות והצרכים של הלקוחות תוך כדי ביצוע שיפור מתמיד בארגון. מתמקדת בשילוב בין רמת המעורבות של העובדים בארגון, איסוף נתונים וניתוחם, גיוס משאבי הארגון לתמיכה באיכות ומיקוד לקוח ושביעות רצון.
על מנת לאפשר שיפור תהליכים, חשוב לשלב מערכות וטכנולוגיות בארגון, כדוגמאת:
- מערכת לתכנון משאבים- ERP: שימוש במערכת ERP יכולה לבצע אופטימיזציה ולשדרג את הניהול הפנים ארגוני ותהליכי העסק. שומרת על מידע אחיד ותקשורת בין חלקיו השונים של הארגון.
- מערכת לניהול קשרי לקוחות- CRM: מסייעת בשדרוג של יכולת ניהול הלקוח והשירות המוצע לו, ובהבנה טובה יותר של דרישות השוק.
- ניהול תהליכי עסק- BPM: מערכת של כלים, מתודולוגיות ופרקטיקות המשמשות לניהול ושיפור התהליכים העסקיים של הארגון, כולל תיעוד והצגה של התהליכים באמצעות ייצוגים גרפיים כגון תרשימי זרימה או דיאגרמות תהליכים לסיוע בהבנת רצף הפעילויות, נקודות ההחלטה והאינטראקציות בתוך התהליך.
- ניתוח נתונים- Data Analytics Tools: כלים לביצוע ניתוחי דאתא וכלי BI שיכולים להיות מסוג כלי קוד פתוח ועד תוכנות מסחריות כולל יישומים נוספים בתוכם ומשמשים לסייע בזיהוי פגיעות ובזיהוי נקודות שיפור.
- תכנון וניהול פרויקטים: מערכות לניהול שלבי פרויקט, ניהול והקצאת משאבים והקצאת זמן בחלוקה למחלקות ישמשו את הארגון לביצוע תהליך באופן יעיל ולקבלת תובנות בזמן אמת.
באמצעות שילוב מתודולוגיות ויישומן בצורה נכונה יחד עם שימוש במערכות ובכלים המתקדמים, נוכל להבטיח שיפור יציב וקבוע בביצועים ובתהליכים בארגון.
אחת השאלות המרכזיות שאנו צריכים לשאול כאשר אנו מתבקשים לשדרג ולשפר את תהליכי העסק שלנו היא "האם זה שווה את ההוצאה?".
מחקרים מראים כי הוצאה על פרויקטי שיפור וייעול תהליכים מחזירה את ההוצאה בזמן קצר במובן של חיסכון בעלויות, זמן ומשאבים ושווה לארגון הרבה יותר כאשר הרווחיות שלו עולה כתוצאה מהשיפור.
כמובן שאין להסתמך על כך באופן חד משמעי. כל ארגון לגופו וכן כל תהליך לגופו. יש קשר ישיר בין הזמן המושקע בתהליכי השיפור, עלויות ההשקעה ואופן היישום בפועל. חשוב לשים לב לעלויות המערכתיות כמו השקעות בפיתוח תשתיות, טיפול בעובדים וקליטת טכנולוגיה חדשה.
בדיקת כדאיות להכנסת שינוי בתהליך בארגון היא תהליך מורכב שדורש ניתוח מקיף והבנה עמוקה של מגמות, צרכים ואתגרים בארגון. הנה מספר שלבים ושאלות שיכולות לעזור בבדיקת הכדאיות:
- מטרת התהליך:
- האם התהליך משמש באופן יעיל את המטרות שלו?
- האם מטרת התהליך מובנת ומתאימה למטרות הארגון בכלל?
- האם שינוי בתהליך יכול לתרום להגשמת מטרות ארגוניות עיקריות?
- בחינת בעלי העיניין:
- האם כל הצדדים המעורבים בתהליך (עובדים, לקוחות, ספקים) מרוצים ומרגישים שהתהליך יעיל?
- זיהוי בעיות ואתגרים:
- האם יש בעיות או אתגרים בתהליך הנוכחי? האם קיימות בעיות שאם נפתורן יובילו לשדרוג יעילות?
- התאמה למטרות ארגוניות:
- האם התהליך נתמך במטרות הארגון?
- עלויות ותועלת:
- האם יש אפשרות להעריך את העלויות והתועלת של שינוי בתהליך?
- האם השיפורים יביאו לחיסכון כלכלי או להגדלה בהכנסות?
- כדאיות תקציבית:
- האם ישנה הקצאת תקציב למימוש השינוי?
- האם ניתן להכניס את התהליך המשופר במסגרת התקציב הקיים או נדרש תקציב נוסף?
- סיכונים ואי-וודאות:
- האם קיימים סיכונים כשמתבצע שינוי בתהליך?
- האם יש תרחישי אי-וודאות שיש לטפל בהם?
- האם לארגון יש תוכנית לניהול סיכונים ולביצוע פעולות מתקנות בהתאם?
- רמת תמיכה ומימוש:
- האם הנהגת הארגון תומכת בשינוי?
- האם יש תמיכה למימוש ולהטמעת השינוי בכלל?
- מדדים למעקב:
- האם ניתן למדוד את השפעת השינוי על הביצועים והתוצאות?
- האם יש אפשרות להגדיר ולהקים מדדים שיהיו כלי למעקב ולהערכת השינוי בפועל?
בסופו של תהליך הבדיקה, על הצוות המוביל לקבל החלטה המתבססת על נתונים מולטיפקטוריים. הבחינה בהכנסת שינוי בתהליך בארגון עשויה להיות המפתח לפתרון בעיות קיימות, לשדרוג הביצועים ולשיפור היכולת התחרותית.
לסיכום, שיפור וייעול תהליכים הם המפתח לעסקים רבים שרוצים להתפתח ולצמוח. הפוטנציאל לחיסכון כספי וזמן הוא משמעותי, אך יש לשים לב לחשיבה ארגונית מדוקדקת ולאפיון תהליכים מראש.
תהליכים נכונים ויעילים יכולים להבטיח לעסק שליטה ויציבות בשוק, שיפור בביצועים והתקדמות מתמידה.